تنظيم المؤتمرات والملتقيات
التسجيل وانتقال الجلسات والصوت والوقت — التفاصيل التي لا يراها أحد وهي التي تقرّر. في الدمام والمنطقة الشرقية.
- ١٢٠٠ضيف في ثلاث قاعات مع بث مباشر
- ٣٠٠+طالب وطالبة في مسابقة واحدة
- بالدقيقةجدول الجلسات وإدارة المتحدثين
ما يشمله العمل
- التسجيل الإلكتروني وطباعة البطاقات في الموقع.
- القاعة الرئيسية والقاعات الفرعية وتوزيع الجداول.
- الترجمة الفورية وأنظمة الصوت.
- البث المباشر والتسجيل والتوثيق.
- إدارة المتحدثين وجدول الجلسات بالدقيقة.
- غرفة عمليات ونقطة تواصل واحدة تعرف حالة كل بند وتجيب في نفس اليوم.
كيف تُدار قاعة بألف ضيف
المؤتمر لا يُقاس بجودة المسرح بل بما لا يراه الضيف: طابور التسجيل، الدقائق بين جلسة وأخرى، ولاقط لم يُختبر. هذه هي النقاط الخمس التي يتعثّر عندها المؤتمر، وكيف نغطّيها.
التسجيل قبل الباب لا خلفه
أطول طابور في أي مؤتمر هو طابور التسجيل، وسببه دائماً أن التسجيل بدأ يوم الحدث. نفتحه مسبقاً ونطبع البطاقات قبل الموعد، فيبقى في الصباح تسليم لا إدخال بيانات. نفّذنا هذا لأكثر من ١٥٠٠ موظف في اليوم المفتوح لبنك الإنماء.
تتابع الجلسات بالدقائق
الوقت الضائع في أي مؤتمر يقع بين الجلسات لا داخلها: متحدّث ينزل، وآخر يبحث عن اللاقط، وعرض لا يفتح. نكتب جدولاً بالدقائق لهذه الفواصل تحديداً، ويُجرَّب قبل يوم.
الصوت يُختبَر بالقاعة ممتلئة الافتراض
القاعة الفارغة تسمع غير القاعة الممتلئة. نضبط الصوت على افتراض الامتلاء لا على ما نسمعه في البروفة، ونُبقي لاقطاً احتياطياً جاهزاً على المسرح لا في الصندوق.
غرفة عمليات لا مجموعة واتساب
نقطة واحدة تعرف أين كل شيء: المتحدّث القادم، والضيف الذي وصل، والقاعة التي امتلأت. القرار يخرج منها، فلا يتلقّى الفريق تعليمات متعارضة من ثلاثة أشخاص.
التوثيق أثناء الحدث لا بعده
الصور والفيديو تُلتقط بخطة مكتوبة: أي لحظة مطلوبة، ولمن. نسلّم مادة قابلة للاستخدام في التقرير الختامي وفي دعوة العام القادم.
عملنا مع أرامكو ووزارة التعليم ووزارة الرياضة وبلدية الظهران والاتحاد السعودي للشطرنج — جهات لا تقبل جدولاً تقريبياً.
مؤتمرات وملتقيات نفّذناها
مسابقة الأمن السيبراني
أكثر من ٣٠٠ طالب وطالبة في إنتركونتيننتال الأحساء، بشراكة أرامكو ووزارة التعليم — تسجيل واستقبال وقاعة وشاشات وحفل تكريم.
اليوم المفتوح لموظفي بنك الإنماء
أكثر من ١٥٠٠ موظف وعائلاتهم: مسارات الوصول والتسجيل، مناطق الأنشطة، عشاء لمئات الطاولات، والمسرح والصوت والإضاءة.
احتفال جيسكو وأرسيلورميتال
فعالية صناعية في الجبيل صُمّمت من المخطط لا من الديكور — مسارات سجّاد تقود الضيف من البوابة إلى القاعة بلا مرافق.
أسئلة شائعة
ما أكبر مؤتمر نفّذتموه؟
مؤتمر بـ ١٢٠٠ ضيف في ثلاث قاعات مع بث مباشر. والأصعب ليس العدد بل انتقال الجلسات: أين يذهب ألف شخص في عشر دقائق.
هل توفّرون الترجمة الفورية؟
نعم، مع أنظمة الصوت والقاعات الفرعية والبث المباشر ضمن العقد نفسه.
من يدير المتحدثين يوم الفعالية؟
مشرف تشغيل مقيم بجدول بالدقيقة. اسأل أي مورّد عن اسم المشرف وصفته وعدد الأيام التي سيحضرها — «فريقنا موجود» ليست إجابة.
هل تتولون التسجيل والبطاقات؟
نعم، تسجيل إلكتروني قبل الحدث وطباعة بطاقات في الموقع — وهي أول نقطة يراها الضيف وأكثرها أثراً في انطباعه.
كم تكلفة تنظيم مؤتمر؟
يحرّكها عدد الحضور، وعدد أيام المؤتمر، والقاعة إن لم تكن محجوزة، ومتطلبات الصوت والشاشات والترجمة. أرسل هذه الأربعة وتصلك تسعيرة مفصّلة ببنودها خلال يوم عمل — الرقم الذي يُعطى قبلها ليس تسعيراً.
ما أكبر عدد حضور تستوعبونه؟
أكبر ما نفّذناه موثّقاً أكثر من ١٥٠٠ حاضر، في اليوم المفتوح لموظفي بنك الإنماء وفي بطولة الظهران الأولى للشطرنج. ما يحدّ العدد هو القاعة ومخارجها لا فريقنا، ونقول لك ذلك صراحة عند اختيار الموقع.
هل تتولون التصوير والتغطية؟
نعم، ضمن العقد. كل عمل منشور على هذا الموقع مصوَّر من تنفيذنا — أحد عشر عملاً موثّقاً بالفيديو وصور التنفيذ. هذا هو الدليل الذي نطلب منك أن تطلبه من أي مورّد.
ما الفرق بين مؤتمر وملتقى في التنفيذ؟
المؤتمر جلسات متتابعة على مسرح واحد، فيغلب عليه ضبط الوقت والصوت. الملتقى جلسات متوازية ومساحات لقاء، فيغلب عليه توجيه الحركة ومنع التزاحم عند نقطة واحدة. الجدولان مختلفان، والفريق الميداني مختلف في توزيعه.
قبل أن تطلب عرض سعر
- اختيار موقع الفعالية في المنطقة الشرقيةثمانية بنود تُفحص في زيارة الموقع قبل التوقيع.
- الجدول الزمني لتنظيم مؤتمراثنا عشر أسبوعاً بالتفصيل — ما يُحسم في كل أسبوع.
- تنظيم الفعاليات في الجبيل ورأس الخيرالتصاريح والسلامة والخيام المكيّفة — ما يختلف داخل السور.
اطلب عرض سعر
املأ البيانات التالية، أو تواصل معنا مباشرة على الأرقام المدرجة.